OLとして働いている女性で、取引先の営業マンとやり取りをする機会がある人も多いですよね。
その中でも「ちょっとしたものですが・・・」とお茶菓子をいただいたりすることもあるのではないでしょうか？
誰宛と指定があるものはさておき、もらったお土産をどうするか、
悩んだことはありませんか？
取引先からだけではなく、「ちょっと連休で出かけたから」と上司から職員宛にお土産をもらったりしたときも、配るタイミングって困りますよね。
今回は、頂いたお土産についてお伝えしたいと思います。
職場宛てのお土産をもらったら、まず報告の必要不要を考えよう
社内、社外限らず、お土産をいただいた場合、自分勝手に配ってしまったりするのはさすがにNGです。
でも、どこまでの物を上司に報告すればいいのでしょうか。
まずは取引先から何の指定もないまま箱ものをいただいた場合は、その会社の責任者、社長が駐在する職場であれば社長へ。
支店などであれば支店長へ連絡しましょう。
「〇〇会社の〇〇様からお手土産いただきました」ともらったものをお渡しすればその場でどうしたらいいかの指示がもらえるはずです。
その指示通りに動けば、悩むこともなく簡単に事がすみます。
こっそりと渡してほしいなどの場合は先方から何かしらの指示があるはずですので、
先方から「〇〇のみなさんに」など指定があった場合はそれに従うのが一番いい方法です。
個別の感謝かもしれないですし、謝罪かもしれないですし、相手の体裁も把握してあげることが大事になってきます。
今度は従業員から「くばっといて～」とポンっと渡された場合です。
その場合、何のお土産かによっても変わってきます。
休暇の旅行のお土産とかであれば特に上司への報告はいらないでしょう。
そのまま「〇〇さんからの〇〇お土産です」と配ってしまえば大丈夫です。
しかし、忌引きだったり冠婚葬祭だった場合は配る前に上司に一報入れましょう。
社内全体が知っている情報ではない事、冠婚葬祭があったことを知らない上司も中にはいるかもしれないので、
お土産を持ってきた人の状況を把握してもらった上で指示を仰ぐのが一番気を遣わなくてすみます。
何にしても会社全体にかかわってきそうだったりするものは報告するのが一番ですね。
ただ、本当に従業員同士だけの私的な旅行のお土産などは特に報告をする必要はないので軽い気持ちで配ってしまって大丈夫です。
差出人で判断する、配る相手・配るタイミング…遠慮することがわかっていても必ず声掛けを
お歳暮、お中元・・・手渡しのお土産の他にも郵送で送られてくる場合もありますね。
その場合、差出人で判断するしかないのですが、それが取引先の人であれば会社名が必ず書いてあるはずです。
会社名で判断をして報告したのちに配るのがいいでしょう。
しかし、社内に配ると遠慮する人も中にはいますよね。
毎回毎回遠慮をするからあの人は渡さなくていいか・・・なんて思わないでください！
「〇〇さんから届いた」という事実は伝えることに意味があります。
社内全員宛に送ったはずなのに、特定の人だけ送ったことを知らなかったなんてことになったら失礼に値してしまいます。
顔を合わせる機会があったら、お礼を言いますよね。
でももらったことすら知らなかったらお礼もできません。
渡しているかどうかは送った側は見ていないのでわからないので、悪印象になってしまいます。
受け取らないことがわかっていても、聞くたびに小言を言うような相手にも、一言は声をかけるようにしましょう。
いざ配るとなった時、社内を見渡してみたらがらーんとしていたり、
はたまた目まぐるしくパソコンをたたいていたりと、とても渡せる空気じゃなかったりするときありますね。
いつ配ろうかな？なんて機会をうかがっていたら定時になってしまったり。配るタイミングは本当に難しいです。
ここで有力なのが、「休憩しませんか？」との意味合いも込めて渡すと好感がもたれたりします。
午前中に届いたものであればお昼前のブレイクタイムに。お昼近くに届いたものであれば、夕方の営業マンが戻ってきたタイミングだったり、ちょっとした息抜きにいかがですか？とお声をかけるのがベストです。
どうしても席を離れていて渡せない人には、メモを付けてデスクに置いておくのも一つの手段ですね。
まとめ
総務や事務に勤めるOLさんは社内、社外にも何かと気を遣うお仕事が多いものです。
上司のご機嫌にもかかわってくるのでなるべく荒波を立てたくない人も多いはずです。
そんな中でも少しの気遣いで印象はだいぶ変わってきますので、パターンを覚えて上手にすませていきましょう！
職場宛てのお土産をもらったら、まず報告の必要不要を考えよう
差出人で判断する、配る相手・配るタイミング…遠慮することがわかっていても必ず声掛けを！
